Er was eens… een vastgelopen project

    “De klantenservice draait nu efficiënter en bereikt een hogere klanttevredenheid. Moderne SAP software zorgt voor enthousiasme bij haar medewerkers. Verouderde infrastructuren en applicaties zijn tijdig vervangen en bovendien zijn de kosten voor beheer en onderhoud gedaald. Dat stond op de verlanglijst en is uiteindelijk binnen planning en ruim binnen budget gerealiseerd. Wat een feest”, aldus Gerrit Koch.

    Een bijzonder resultaat voor een project dat een jaar eerder nagenoeg tot stilstand was gekomen. Degenen die de rol van projecteigenaar kregen overgedragen hebben een externe audit laten uitvoeren als een intakeconditie. De conclusie van deze audit was toen kort maar stevig: “Financiën en overall management schieten tekort”. Hoe kom je dan aan een programmamanager die dit weer voor je op de rails zet? Iemand die je kan vertrouwen, vertrouwen weet te winnen en tegelijk van aanpakken weet, zowel in de uitvoering als in de besturing?

    Een lelijk project. Wie kust de kikker?

    Mooi door een combinatie van omvang en complexiteit. Dat was dit project. Veel stakeholders, meerdere leveranciers, stevige deadlines, big-bang implementatie en een groot business belang. Zulke projecten willen wel eens onverwacht veranderen in een echt lelijk project. Als het onverwacht tegenzit en vervolgens de natuurlijke samenwerking in de praktijk haken en ogen kent en geld en tijd sneller dan gepland opraken, dan zit plots wantrouwen met meer man aan tafel dan vertrouwen. Er ontstaat een impasse, die Gerrit Koch betitelt als een lelijk geworden project. Hoe tover je dit om naar een knappe prins?

    Organiseren en samenwerken, de succesfactoren

    Dit soort projecten kunnen niet zonder rust en vertrouwen in de uitvoering en in de besturing. Een situatie waarin er in een goede sfeer gewerkt en samengewerkt wordt. Waar enthousiasme een katalysator is om voortgang op peil te houden. Gebruikers op de juiste manier betrokken zijn en het management stuurt daar waar nodig. Hoe je dit realiseert is in ieder project, iedere organisatie weer anders. In dit project moest er eerst door de zure appel heen gebeten worden:

    • Solistisch opererende projecten zijn gereorganiseerd naar samenwerking binnen een programmastructuur; projecten zijn onder directe en eenduidige sturing gebracht.
    • De bestaande contracten met leveranciers zijn herzien en budgetten en planningen zijn geactualiseerd.
    • De betrokken bedrijfsonderdelen zijn georganiseerd in een samenwerkende, besluitvaardige eenheid.

    In eerste instantie heb je hiervoor wat onverzettelijkheid nodig. Maar omdat dit tegelijk de start is van een langdurige nauwe samenwerking, vraagt dit veel tijd voor uitleg, begeleiding en moet je dit  gewoon de tijd geven die het nodig heeft. In dit project zorgde de beet in de zure appel voor de benodigde omgeving om met elkaar te gaan excelleren om er de schouders onder te zetten, hetgeen tot bijzondere resultaten heeft geleid. De gebruikersorganisatie was enthousiast over de vernieuwde applicatiesystemen. Trots op de resultaten die ze hiermee voor haar klanten konden bereiken en verrast dat er zelfs extra’s geleverd werden. De realiserende organisaties werden overladen met complimenten voor een geslaagd project. Voor de big-bang live gang waren vanzelfsprekend meerdere noodscenario’s opgesteld. Deze hoefden ondanks een aantal onverwachte incidenten niet gebruikt te worden. Het was mooi om te zien wat er op dat soort momenten gebeurt als een team betrokken is, vlot heeft leren schakelen en snel over de juiste kennis kan beschikken. Als programmamanager kijkt Gerrit Koch met trots naar een mooie prins.

    Voorkomen is beter dan genezen, bel ons

    Wilt u uw project weer een mooie prins laten zijn? Wilt u weten hoe u kunt voorkomen dat projecten lelijk worden? Neem contact op met Wim van de Kant of Gerrit Koch voor een kennismakingsgesprek en wissel met één van hen van gedachten.