Transitie PMO IT

    Van traditioneel naar Agile portfoliomanagement bij Jumbo Supermarkten

    Onze Young Professional Sander van Lith voerde de afgelopen 15 maanden zijn eerste opdracht voor Van Aetsveld uit binnen het Portfolio Management Office IT (PMO IT) van Jumbo Supermarkten. Dit was een interessante uitdaging, omdat de organisatie middenin een Agile transformatie zat. Dit betekende een verschuiving van traditioneel- naar Agile portfoliomanagement. Voor de komst van Sander werden (verbeter-) projecten binnen het IT portfolio veelal op basis van de watervalmethode uitgevoerd. De afgelopen periode is het Agile werken en iteratieve portfolio-ontwikkeling steeds verder uitgebreid binnen zowel de business als de IT. Een spannende periode, bij een zeer dynamische organisatie!

    Uitdagingen voor Sander

    Sander: ‘Van de ene op de andere dag was ik werkzaam bij twee nieuwe organisaties. Ik werkte voor  Van Aetsveld en voor Jumbo. En dat ook nog eens in een voor mij nieuwe rol (PMO), in een nieuw te ontdekken werkveld (IT). Dit was in het begin even schakelen en zeker een uitdaging! Een aantal van mijn kwaliteiten gaf de doorslag waardoor de samenwerking succesvol is geweest. Nieuwe kennis en processen maak ik mij snel eigen. Ik durf me hierbij kwetsbaar op te stellen en ik zie kansen en omarm verandering.’

    Van traditioneel naar Agile portfoliomanagement

    De taken en verantwoordelijkheden van Sander bestonden in de beginfase voornamelijk uit het opstellen van rapportages. Hierbij werd uitgegaan van de traditionele pijlers: tijd, geld, en kwaliteit. Daarnaast ondersteunde Sander project- en programmamanagers. Na een korte beginperiode werd de impact van de Agile-transformatie bekend. De concrete invulling hiervan werd ook op een Agile manier vormgegeven. Het lange termijn project-denken maakte steeds meer plaats voor kort-cyclische ontwikkeling in sprints. Het eigenaarschap over WAT er precies moest veranderen kwam steeds meer bij de business te liggen. Ook de rol van de projectleiders veranderde.

    Ondersteunen van de verandering

    Sander: ‘De organisatorische veranderingen vroegen om een andere inrichting van het portfolioproces en het PMO. Zo heb ik een belangrijke bijdrage geleverd aan wijzigingen in de manier van rapporteren over de voortgang. Die verandering moest aansluiten op de verschuiving naar het creëren van business waarde. Andere veranderingen betroffen de invoering van kwartaalplannen en de manier van registreren van uren en kosten. Het was hierbij uiteraard van belang, dat de rest van de organisatie op de hoogte was van de wijzigingen. Dat men wist wat er van ze werd gevraagd. Als PMO ben je voor velen een aanspreekpunt. Daardoor kun je zorgen voor goede communicatie en waarborg je dat de rest van de organisatie de veranderingen begrijpt en omarmt.’.

    Eigen portfolioteam ontwikkelt verder

    Inmiddels zijn de nieuwe processen op hoofdlijnen ingericht en meer en meer bekend voor de gehele organisatie. Het nieuwe portfolioteam van eigen Jumbomensen is geïnstalleerd. Zij zijn vol enthousiasme aan het werk om het portfolioproces en de Agile-transformatie verder door te ontwikkelen. Tijd voor Sander om het stokje over te dragen.

    Opdrachtgever Annemarie van de Langenberg over Sander

    Annemarie van de Langenberg (Manager Portfolio Team, Jumbo Supermarkten):

    ‘Het was voor Sander zeker een spannende tijd bij Jumbo. Er waren veel zaken in beweging en ook was lang niet alles van tevoren duidelijk. Sander liet zich hierdoor niet afleiden en heeft tot de laatste dag netjes en op tijd geleverd. Zijn communicatie in zowel het Nederlands als het Engels is zeer verzorgd en hij kan mensen op een rustige manier uitleggen wat er van ze verwacht wordt. Hij staat ook zeker open voor de nieuwe processen en tools en heeft samen met de rest van het team  gezorgd dat we op een zorgvuldige manier de transitie van de oude manier van werken naar de nieuwe wereld hebben kunnen maken, zonder het kind met het badwater weg te gooien. Veel dank hiervoor Sander, en veel succes en geluk bij volgende opdrachten!’.