Projectvolwassenheid in de ICT-projecten vergroten

    Uitdaging bij gemeente Utrecht

    In augustus 2016 vroeg de gemeente Utrecht aan Gerrit Koch om voor de gemeente een permanent PMO op te zetten. Het doel was projectvolwassenheid in de ICT-projecten vergroten. De inschatting was een doorlooptijd van anderhalf jaar. Niet alleen om ontwikkeling te realiseren, maar ook om deze te bestendigen in de organisatie. Gerrit begon met opzetten van een permanent PMO en de bezetting ervan. Parallel daaraan is het projectenproces vormgegeven en een handboek projecten ontwikkeld.  Tegelijk werd het ontwikkelplan voor de competentie van de PMO-ers en de projectmanagers gerealiseerd.

    Aansturen en bemensen

    Gerrit stuurde het PMO en de ontwikkeling in deze fase heel natuurlijk aan. Er ontstond rust en het liep als vanzelf. In eerste instantie werkten er nog veel externen. Bij voldoende momentum zijn die door vaste medewerkers in deze rollen vervangen. Hiermee is ook het wervingsproces voor nieuw personeel goed neergezet.

    Projectvolwassenheid in de ICT-projecten vergroten

    Het projectenproces werd op drie onderdelen opgepakt. Te weten het intakeproces, de samenwerking in de kolom en de rapportages vanuit de projecten. In het intakeproces worden projectinitiatieven door de verschillende stakeholders ontwikkeld tot een gedegen projectplan. Daar moeten iedereen achter staat voordat de realisatie start. De samenwerking is snel volwassen geworden. Die samenwerking blijkt vooral afhankelijk van transparantie en open communicatie. Rapportages worden maandelijks met het PMO besproken. Daarna gaan deze naar de stuurgroepen voor bespreking.

    PMO nu zelfstandig

    Met de kennis en ervaring van Gerrit is dit geruisloos verbeterd en is het PMO nu zelfstandig. De begeleiding van de projectmanagers door een vaste senior collega is nog in ontwikkeling. Dit wordtovergedragen op het management van de afdeling, U-Flex. Ten slotte zal ook de competentieontwikkeling van de stakeholders opgepakt worden. Daarmee wordt meer evenwicht gerealiseerd en agile/scrum verder te ontwikkelen.

    Eddy Zeehuizen over Gerrit

    Eddy Zeehuisen, manager van U-Flex, zegt het volgende over de inzet van Gerrit Koch: “Gerrit heeft gaandeweg meer tijd kunnen inzetten op de begeleiding en competentieontwikkeling van projectmanagers op hun opdrachten.  Zo kreeg een aantal eigen projectmanagers de kans om zich versneld en beschermd te ontwikkelen in uitdagende opdrachten. Gerrit had dan de rol van programmamanager of multi-projectmanager en kon daarin inhoudelijk en procesmatig de hulp bieden die nodig was. Deze trajecten zijn nu overgedragen op de projectmanagers die een fikse stap hebben gemaakt in hun ontwikkeling. Dit betekent ook dat Gerrit eind december 2017 uitstapt.”.

    De samenwerking met Gerrit is prima. Goed werk leidend tot echte toegevoegde waarde en een prettig persoon in de omgang die zich goed aanpast aan onze organisatie.