Trainingsinterventie versterkt professionalisering

    Professionalisering van projectmatig werken bij KION

    Hoe een mix van praktijkgerichte leerinterventies, maatwerk en wendbaar kunnen inspringen op een wijzigende ontwikkelscope, resultaten helpt te borgen binnen een groeiende organisatie.

    Projectmatig werken. Binnen KION gebeurde dit al. Ieder had zijn eigen manier, zonder een echte methode, eenduidige structuur of bijbehorende projecttaal. Er ontstond behoefte aan meer structuur en een goed in- en overzicht van de lopende KION projecten. Evelyne Middleton, sales manager en adviseur Learning & Development bij Van Aetsveld en Jorn Leistra, Innovator bij KION hebben vorig jaar, in co-productie, een trainingtraject ontworpen voor een groep van projectleiders, opdrachtgevers en project ondersteuners binnen KION. De hindernissen, uitdagingen, lessons learned bespreken zij met elkaar.

    Aanleiding ontwikkelinterventie

    Vanuit de behoefte aan meer structuur, in en overzicht werd er vanuit de vele projecten die bij KION liepen, een short list aan strategische projecten gedefinieerd: projecten die (direct) bijdragen aan het realiseren van de strategische doelen en passen bij de visie, missie en ambities van KION. Aan deze projecten werden projectleiders toegewezen. Deze rol paste niet iedereen; sommige projectleiders hebben van nature al een gestructureerde werkwijze, anderen hebben deze eigenschap minder. Om iedereen dezelfde basis te geven in projectmatig werken, werd de trainingsinterventie ontworpen.

    Draagvlak bij de deelnemers

    Omdat de projecten wel gecombineerd moesten gaan worden met de dagelijkse drukke werkzaamheden, was het belangrijk dat de deelnemers de toegevoegde waarde van de training inzagen, namelijk dat het winst in tijd en financiën oplevert en men dichter bij de doelen komt wanneer er volgens een bepaalde structuur aan projecten wordt gewerkt. Om zoveel mogelijk draagvlak te creëren werden vooraf interviews gehouden met alle betrokkenen en werd continue dialoog gehouden met alle projectleiders om het maximale uit de trainingen te halen. Er werd steeds opnieuw bepaald wat iedereen wilde leren. Hierdoor bleef men de toegevoegde waarde inzien.

    “Deelnemers definiëren hun eigen leerdoelen en zijn eigenaar van hun eigen leertraject”.

    Professionalisering van projectmatig werken

    Flexibiliteit is één van de sterke punten in het trainingsprogramma geweest. De opzet van de training was om alle rollen apart te trainen via compacte, interactieve sessies. Daaropvolgend werd een gezamenlijke terugkomdag georganiseerd waarbij de beelden goed op elkaar moesten aansluiten. De invulling van de sessies werden continue geëvalueerd en zijn gaandeweg naar behoefte van de groep aangepast.

    “Iedereen blijft op die manier aangehaakt, de training is altijd van toegevoegde waarde en dat maakt het effect groter”.

    Interactieve training

    Tijdens de training stond de praktijk centraal. Oefenen, oefenen en nog eens oefenen. Geen slides en sheets, maar met elkaar uitproberen, doen en ervaren. Dat stimuleert de professionalisering van projectmatig werken. Deelnemers brachten hun eigen praktische cases en voorbeelden mee waar direct op ingespeeld werd. Wat als zeer waardevol is ervaren, is de praktijkervaring van de trainer als projectmanager; hij staat zelf nog regelmatig met de voeten in de klei. Hierdoor weet hij relevante voorbeelden te geven en weet hij wat wel en wat niet werkt.

    Deelnemers hebben behoefte aan handvatten, en willen ervaren hoe ze iets in de praktijk brengen. Daar is de trainer in geslaagd!”

    Borging

    Leren is niet alleen een training volgen. Het gebeurt vooral daarna. Borging is de voorwaarde voor het slagen van een traject. Van Aetsveld legt de basis met een training en blikt van daaruit vooruit: hoe worden de nieuwe inzichten verankerd? Het was aan Jorn om borgingsmiddelen op te zetten. Eén ervan is de maandelijkse projectleider sessie geworden, waar men met elkaar praat en ervaringen met elkaar deelt. Daarnaast worden bureaus voorzien van ‘bureauflips’ waarin alle stappen van het projectmatig werken bij KION nog eens terug te lezen zijn. In samenwerking met de Van Aetsveld trainer zijn ook projectformats opgesteld die als leidraad of houvast dienen bij het opstarten en vormgeven van een project.

    “Voor de formats behoeft continue aandacht, de formats zijn een hulpmiddel en geen doel op zich”.

    Lopende projecten beter zichtbaar maken

    Naast borging voor de kennis voor het projectmatig werken werden er ook manieren bedacht om de lopende projecten beter ‘zichtbaar’ te maken. Zo werd er een projectkrant opgezet met in iedere editie een ander project uitgelicht en is er op het KION intranet een projectenpagina aangemaakt met een projectenportfolio.

    “Men vroeg zich af wat we nu eigenlijk  allemaal deden. Nu is voor iedereen te lezen welke projecten er lopen en wat de status ervan is”.

    Ook het MT en de rol van de opdrachtgever betrekken

    De KION-directie vond het belangrijk niet alleen de projectleiders te trainen, maar ook hun eigen rol, de rol van de opdrachtgever verder te professionaliseren. Het OG durfde zich hierbij kwetsbaar op te stellen en in dialoog te gaan met de projectleiders. Tijdens de training was ruimte voor discussie. Voorop staat duidelijkheid naar de projectleiders en een heldere opdracht.

    Vervolgstappen

    Projectmatig werken moet binnen de KION organisatie geborgd worden. Projectmatig werken biedt structuur, maar de kennis van de mensen zelf mag een groter podium krijgen. Onbewust maakt men al de goede keuzes.

    Juist delen wat er níet goed gaat zodat we het alleen maar beter kunnen gaan doen”.

    Van Aetsveld als partner

    Via een warme aanbeveling van de operationeel directeur van KION kwam Jorn met Van Aetsveld in contact. KION heeft een goede ervaring met de opzet, het meedenken en de flexibiliteit van de trainer van Van Aetsveld.

    “De persoonlijke aandacht van de trainer en accountmanager voelt vertrouwd en de lijnen zijn kort. Ik beveel Van Aetsveld zeker aan!”

    Ook Van Aetsveld betrekken bij jouw professionalisering?

    Wil jij net als KION ook kennis en vaardigheden van agile, project, programma en verandermanagement verder professionaliseren binnen jouw organisatie? Vind je maatwerk belangrijk en de inzet van trainers die zelf ook nog dagelijks projecten en programma’s begeleiden?

    Mail met Evelyne Middleton of bel haar op 06-52526461. Of stel direct je vraag door hieronder het contactformulier in te vullen.

    Contactformulier

    • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.