Kan een boutje een Agile team en zo een transformatie bedreigen?

    Een boutje om een team te ontregelen?

    Ik zat met trots naar de etappe-finish van de Volvo Ocean race te kijken. Twee Nederlandse teams strijdend om de winst. Hoewel ik zeker weet dat dit een faire strijd was, moest ik toch aan het trucje van ervaren wedstrijdzeilers denken.

    Vaar je met een ander zeischip in een nek-aan-nek race vlak voor de finish en wil je absoluut zeker winnen? Gooi (ongezien) een boutje hoog in het zeil van je concurrent. Zodra dat op het dek valt is de kans groot dat het team van je concurrent van de schrik (gaat de mast knappen?) de concentratie verliest en jij een beslissende voorsprong kunt pakken. Zou dat ontregeld worden nou ook bij Agile teams gebeuren?

    Teams, de cruciale factor in Agile transformaties

    In Agile transformaties staat het functioneren van zelf organiserende teams centraal. Bij de start staan ze vaak in de etalage om te laten zien wat de voordelen van het Agile werken kunnen zijn. Later in het traject zijn zij de motor achter de transformatie, door hun drive om te verbeteren en constante lobby om het Agile werken te verbreden. En uiteindelijk vormen deze teams de ruggengraat van de nieuwe organisaties. Het succes van teams is daarmee een cruciale factor. En daarmee ook het grootste risico van een transformatie? Wat zijn de bedreigingen?

    Het effect van een boutje

    Als je op een zeilschip merkt dat er ergens uit de lucht een boutje naar beneden valt gebeurt er altijd wat. Vaak zal er een moment van verwondering zijn en wordt er na kort overleg besloten om door te varen, wel met wat verlies van snelheid. Het kan ook zijn dat het team zich onveilig voelt en een veiligheidsinspectie wil uitvoeren, wat uiteraard voor echte vertraging zorgt. Hiernaast zal er vaak heftig gescholden worden op de concurrent. Omdat zij dat al voelen aankomen, zullen ze vriendelijk glimlachend reageren en langzaam maar zeker een voorsprong pakken.
    Worden Agile teams weleens ontregeld?

    In transformaties gebeurt het dat teams ontregeld raken. Het team verliest plots het vertrouwen, doordat simpel lijkende empediments maar niet verholpen worden en trapt hard op de rem. Of het team laat zich afleiden, presteert minder en direct ontstaat er wantrouwen omdat er minder waarde geleverd wordt dan beloofd. Nog vervelender wordt het als het team partij wordt in een discussie. Bijvoorbeeld dat zij fel reageren op de zoveelste control vraag, waardoor ze de felheid van de discussie zelf ook nog aanwakkeren en hun eigenlijke doel uit het oog verliezen.

    Welke boutjes ontregelen Agile teams?

    In de praktijk zie ik vier belangrijke oorzaken waardoor teams ontregeld raken. Oorzaak één is het schuren tussen de Agile initiatieven en de omgeving waar nog niet Agile gewerkt wordt. En die omgeving veroorzaakt ook oorzaak 2; het sturen vanaf de zijlijn op de teams. Een interne oorzaak is de derde. Dat betreft het niet functioneren van het team zelf. En oorzaak vier is het onvoldoende effectief ondersteunen van de teams. Onderstaand beschrijf ik ze alle vier. En voorzie in pragmatische tips om ze weg te nemen..

    Schuren tussen Agile en non Agile: gooi geen boutjes op je eigen boot

    Vaak wordt het commitment van de organisatie of het management genoemd als faalfactor van een Agile transformatie. Ik denk dat hier vaak sprake is van “boutjes op je eigen boot gooien”. Dat het eigen gedrag leidt tot het gooien van boutjes op je eigen schip om er dan vervolgens ook nog van te schrikken. Een Agile transformatie heeft nou eenmaal een disruptief karakter en daarmee schuurt het altijd aan de randen van je transformatie. Dan weet je dat er weerstand komt. Je kunt dan uit angst voor verstoringen de “oude wereld” ver op afstand zetten maar dat lokt alleen maar meer weerstand uit. Dit op afstand zetten noem ik boutjes op je eigen boor gooien.

    Mijn tip? Wees nog transparanter en verwelkom iedereen om zelf te zien wat er gebeurt. Wijs goedbedoelde verzoeken niet bot af, maar vertel wat jij als team kunt en wilt en waarom. Dit helpt om de rest van de tijd je te kunnen concentreren op het leveren van waarde. Natuurlijk is het soms echt beter is om iemand of een afdeling op grote afstand te houden. Zorg dat dit een bewust besluit is en schrik niet van de vormen van weerstand die afstand nemen dan altijd oproept.

    Zijsturing? Soms vallen er boutjes met een goede bedoeling

    Met zijsturing bedoel ik om buiten de product owner om b.v. een AVG doel te realiseren, door rechtstreeks scrum teams te benaderen en zo een tweede “opdrachtgever” voor het team te worden. Deze initiatieven hebben vaak door b.v. een wettelijke deadline of een urgent lifecycle probleem wel een stevige IT of compliance prioriteit, maar lukt het niet om dit te vertalen in termen van business waarde. Zijlijn sturing is een vaak gekozen redmiddel. Voor veel teams is deze zijsturing lastig afwijsbaar en dat terwijl de risico’s op verstoring van de nauwe samenwerking met de business erg groot is.

    Mijn tip: Wees pragmatisch en realistisch. Het is geen situatie met een nek aan nek race die je moet winnen, omdat anders de wereld instort. Ja, soms komt er een moetje aan die even via de zijsturing gaat. Okay, niet leuk en handig, maar gewoon de realiteit waar je gewoon het stempel “te verbeteren” op plakt.

    Teamproblemen zorgen ervoor dat het lijkt of er cruciale boutjes op het dek vallen

    “Als ze dit al toestaan, dan geloven ze toch niet echt in ……” of “vonden ze de opgeleverde oplossing alweer niet goed? Zulke klanten moeten nog heel veel leren voordat er eens wat eer te behalen is”. Ongetwijfeld ga je deze “wanhoopskreten” horen in je transformatie en vaak is er op dat moment echt ook iets aan de hand waardoor je zou kunnen twijfelen of de transformatie wel succesvol kan worden. Als het team of een teamlid op indringende wijze naar elementen of personen buiten het team begint te wijzen vergelijk ik dat met “boutjes op je eigen boot” gooien.

    Een simpele tip? Het vormen van zelforganiserende teams is echt niet eenvoudig en het is daarom logisch dat er regelmatig iemand aan de rem trekt. Ga dan niet mee in de vaak fatalistische beweringen, maar haal het probleem terug naar het hier en nu. Bespreek met het team wat er nu mis gaat en wat kunnen we daar morgen aan gaan doen. Neem het betreffende teamlid hierna 1 op 1 en kijk waar zijn hulpvraag zit.

    Facilitering niet effectief? Zorg dat er drive is om het schip goed te onderhouden

    Ons grote struikelblok is fysieke ruimte, las ik laatst als reden dat teams ontregeld waren. Huh, dacht ik nog, als er toch iets makkelijk te fixen is als we het serieus nemen, dan is het wel fysieke ruimte. Blijkbaar is dat niet altijd zo. Soms is de buy-in van het betrokken management niet groot genoeg om actie te ondernemen om dit soort problemen op te lossen. Iets wat nogal eens voorkomt als een transformatie is opgestart vanuit de IT-organisatie en de operationele organisatie nog niet echt meedoet.

    Mijn tip: zie je dat het faciliterende management faalt in het regelen van belangrijke randvoorwaarden? Help ze dan door nog meer te focussen op de samenwerking met je klanten en de hier behaalde gezamenlijke resultaten. Hierdoor is een grotere buy-in makkelijker te realiseren en wordt het faciliteren effectiever.

    Meer tips?

    Wil jij minder kans lopen dat jouw Agile transformatie ontregeld wordt? Wil jij pragmatisch en realistisch transformeren of wil je geholpen worden bij je ontwikkelvraagstukken met bijvoorbeeld een kenniscafé of een proeverij? Neem contact op met onze consultants Jens Caljé of Hans Rozemuller of met Evelyne Middleton van onze Academy.